BAS Управління торгівлею - это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. Решение позволяет:

• увеличить производительность труда всех служб торгового предприятия;
• работать с оперативной информацией, отражающей текущее состояние предприятия на данный момент времени;
• быстро и в удобной форме получать отчеты для принятия решений на разных уровнях

Функциональные возможности продукта.

Продукт автоматизирует следующие направления торговой деятельности:

• планирование и план-фактный анализ продаж, закупок, сборок (разборок);
• управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
• управление поставками;
• управление складскими запасами, в частности адресным складом по простой или ордерной схеме;
• управление отношениями с поставщиками и заказчиками;
• управление заказами покупателей и внутренними заказами подразделений;
• самообслуживания клиентов через web;
• управление взаимодействием с клиентами через торговых представителей;
• обработка претензий;
• управление денежными средствами, в частности формирование платежного календаря;
• управление затратами и расчет себестоимости;
• управление взаиморасчетами с заказчиками, поставщиками и подотчетными лицами;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• интеграция с торговым оборудованием;
• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности;
• совместная работа с " Бухгалтерія для України 2.0", "BAS Роздрібна торгівля".

Программа позволяет планировать объемы продаж и закупок в количественных и суммовых показателях, объемы сборок (разборок) в количественных показателях, а также выполнять ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Прогнозирование продаж может выполняться по отдельному складу или по формату магазина (склада), по менеджеру, по клиенту и сделке с клиентом. План продаж фиксируется на определенный период времени с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.д. Программа предоставляет отчеты для план-фактного анализа исполнения планов всех видов.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет следующие возможности:

• планирование продаж в разрезе товарных категорий;
• планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатур;
• детализация укрупненного плана продаж по категориям номенклатуры с применением коэффициентов разбиения;
• управление коллекциями товаров;
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
• использование средней цены продажи.

Планирование закупок

Планирование можно производить с разной степенью детализации. При планировании могут использоваться источники данных: плановые и фактические объемы закупок и продаж; объемы заказов; товарные остатки и так далее.

Также предусмотрена возможность планирования сборок (разборок) в количественных показателях.
Имеется возможность формирования заказов поставщику на основании планов закупки и планов сборок, а также формирование заказов на сборку (разборку) на основании планов сборки (разборки).
Условия работы с клиентами

Для регистрации типовых условий продажи, применяемых к сегменту партнеров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.д.), предусмотрены типовые соглашения с клиентами, использование которых позволит установить:

• ценовые условия (цены и скидки),
• финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов),
• логистические условия (склад отгрузки, срок поставки),
• прочие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и т.д.).

Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.

Можно формировать различные типовые соглашения, если различаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры).

Основная задача фиксации условий продажи в соглашении – автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях, можно задать индивидуальные условия продажи.

Установка цен

Прикладное решение позволяет определить различные виды цен товаров. Для каждого вида цены определяются валюта цены, правила расчета, метод округления и т.д.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчета (способ задания цены).

Предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

• на основе данных, хранящихся в информационной базе;
• в виде произвольных формул.

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.

Расчет цен на основе данных информационной базе предоставляет различные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия по скидкам (наценкам)

Предусмотрена возможность назначать ручные и автоматические скидки (наценки). Скидки (наценки) могут применяться как в оптовой, так и розничной торговле.

Скидка (наценка) может быть назначена:

клиенту в соответствии с условиями продажи (при оформлении индивидуального соглашения с клиентом) или группе клиентов в соответствии с условиями продаж (при оформлении типового соглашения с клиентами);
по карте лояльности определенного вида, предъявленной клиентом;
при оформлении продаж с конкретного склада (магазина).

Предусмотрено назначение как процентной, так и суммовой скидки (наценки), а также предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).

В прикладном решении предусмотрены различные типовые схемы условий предоставления скидок (наценок) (за разовый объем продаж, за форму оплаты, за время продажи и др.).

Скидки (наценки) могут быть объединены в группы, для каждой из которых определяется правило совместного применения скидок (наценок) внутри группы.

Возможны различные варианты совместного применения скидок (наценок):

• Минимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с минимальным значением;
• Максимум – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением;
• Сложение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут складываться, то есть будет применена скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок;
• Умножение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно;
• Вытеснение – при совместном действии скидок (наценок) в одной группе будет действовать только скидка, которая имеет наивысший приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок при оформлении продаж могут быть ограничены. Ограничения могут быть определены для конкретных менеджеров (пользователей) или при оформлении продаж конкретным клиентам (в соглашениях об условиях продаж).

Предусмотрена возможность загрузки новых скидок (наценок) с произвольными условиями предоставления, используя внешние дополнительные обработки.
Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности "длинных" продаж, в системе предусмотрена возможность автоматизации всего процесса управления соглашением, начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленном с ним соглашении, продолжая формированием коммерческого предложения, согласованием стоимости, графика оплат и поставок, заключением договора обеспечением сделки товаром, и заканчивая контролем исполнения обязательств по оплате и отгрузке.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сформирована в форматах .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), * .mxl.
Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту.
Клиент присылает ответ, фиксируется как коммерческое предложение, что введена на основании исходной коммерческого предложения.
По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

После того, как коммерческое предложение согласовано и договор заключен, выполнение поставок выполняется в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

В прикладном решении заказ является "центром управления" всеми дальнейшими действиями по его выполнению.

Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, по состоянию оплаты по заказу и отгрузки по заказу. Для повышения удобства обеспечено визуальное отображение состояния обеспечения заказов.

Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя отклоняться от них пользователям, которые не имеют соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения может использоваться бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи на согласование заказ и утвердит его при наличии положительного решения ответственных за согласование человек.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту дается доступ к информационной базе и указывается пароль входа.
Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию по своим заказам.
• Оформить новый заказ, указать способ доставки. При подборе в заказ, клиент может просмотреть карту товара с кратким описанием и фотографией товара.
• Посмотреть состояние заказов.
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные;
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки;
• Зарегистрировать заявку на возврат;
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером;
• Оформить акт разногласий при приемке товаров;
• Зарегистрировать планы по закупкам товаров.
• Получать автоматические уведомления по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Автоматизация продаж группы торговых компаний / холдинга

Поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций ("Интеркампани"). При этом согласно настроенных правил автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. При этом предусмотрено:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.д.).
• Установка ограничению (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов.
• Определение состава товарной категории - какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате.
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначения вида цен для товаров ассортимента.
• Проведение анализа по контролю и состоянию ассортимента.

В зависимости от формата магазинов применяются различные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать продукт в связке с "BAS Роздрібна торгівля" или одним из отраслевых решений на базе "BAS Роздрібна торгівля". Такая схема обеспечивает:

В офисе - максимальные возможности управления складами, управления взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей.

В магазине - автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, широкофункциональное рабочее место кассира.

В магазинах может использоваться также ПО сторонних производителей.
Продажи в магазине, автоматизированном с помощью "BAS Управління торгівлею"

Розничные операции могут также выполняться и непосредственно в "BAS Управління торгівлею". При этом можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные Регистраторы, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и тому подобное.

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции при продаже товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены;
• оформление чека;
• прием оплаты от покупателя;
• закрытия кассовой смены;
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека может выполняться как наличными, так и с использованием платежных карт.

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов течение кассовой смены.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. В качестве примера можно привести небольшие магазины, ларьки и т.д.

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве,
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
• снижение потребности в оборотных средствах;
• улучшение показателей оборачиваемости товаров;
• снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров,
• устранение избыточных запасов.

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенное поддержание запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе сопряжено с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе,
• определение максимального и минимального запасов,
• расчет среднедневного потребления товаров,
• определение поставщика и условия работы с ним,
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Упрощенное поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки,
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.
• Расширенное поддержание запасов на складе

Расширенное поддержание запасов на складе сопряжено с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального запасов;
• определение способа и метода обеспечения потребностей;
• выбор источника обеспечения потребностей;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки);
• формирование различных заказов (заказы поставщика, заказы на сборку, заказы на перемещение).

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:

• определение способа обеспечения потребностей,
• корректировка графиков поставки,
• контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей,
• определение источника обеспечения потребностей,
• контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку,
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку,
• формирование различных заказов.

Обеспечение потребностей по планируемым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование – предполагает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место Формирование заказов поставщикам по планам.

Реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет

• управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;
• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.);
• задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер, другие);
• учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД;
• оформлять операции сборки/разборки товаров; резервировать товары.

Поступление товаров

Для отражения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного склада.

Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место по приему товаров.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями на отгрузку есть документы реализации. По ним автоматически формируются расходные ордера. Если склад разделен на помещения, то автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении. По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задание на переупаковку товаров. Товары перемещаются в зону отгрузки.

Для повышения эффективности работы по сборке товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

На практике процесс инвентаризации на складе является длительным, поэтому он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.

В программе предусмотрена возможность перечислять товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки склада на момент пересчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Прочее движение товаров

В программе предусмотрена обработка, которая позволяет распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

В программе реализована функциональность по оформлению и выполнения перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки / разборки.

Данные о планируемых внутренних перемещениях используются при расчете необходимых запасов товаров.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности является разрезом (аналитикой) складского учета, могут отмечаться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Для каждого вида номенклатуры можно настроить свою политику учета серий товаров.

Мобильное рабочее место работника склада

Кладовщики могут работать с программой мобильно, с помощью специализированного терминала сбора данных и программного модуля "Мобильное рабочее место кладовщика". Реализована поддержка двух основных размеров экранов терминалов сбора данных: 320х240, 240х320, ч 320х320.

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Когда для работника склада создается задание на отбор, размещение товаров, пересчет товаров - задача появляется в списке на экране мобильного рабочего места.

Доставка товаров

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями.

Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Все задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядке объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.
Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплату заказов клиентов. При планировании поступления средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списания партий при выбытии товаров по методу ФИФО. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Средняя за месяц;
• ФИФО (взвешенная оценка)
• ФИФО (скользящая оценка).

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Финансовый результат определяется путем сопоставления затрат с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, который включает в себя следующие направления.

• Учет выручки и себестоимости продаж.
• Учет доходов и расходов.
• Распределение расходов на себестоимость товаров.
• Распределение доходов и расходов на направления деятельности.
• Учет финансовых результатов.
• Анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет "Управленческий баланс" дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и займов.

Функционал программы позволяет:

• хранить условия договоров займов, кредитов и депозитов;
• вести графики фактических оплат и начислений;
• планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре;
• проводить план-фактный анализ платежей.

В конфигурации ведется учет НДС, акцизного налога с розничных продаж и Единого налога.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов.

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита. Поддерживаются следующие моменты начисления налоговых обязательств и кредита:

• по 1-му событию;
• по оплате;
• по отгрузке.

Прикладные решения "BAS Управління торгівлею" и "Бухгалтерія для України, редакция 2.0" можно использовать для работы в совместном режиме. Одновременное использование двух конфигураций предоставляет:

• Повышение эффективности управления торговым предприятием.
• Консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета.
• Наличие в конфигурации "BAS Управління торгівлею" всех данных, необходимых для управления торговым предприятием.
• Наличие в конфигурации "Бухгалтерія для України" всех данных, необходимых для регламентированного учета и сдачи отчетности.
• Возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:
• бухгалтера работают в конфигурации "Бухгалтерія для України";
• менеджеры работают в конфигурации "BAS Управління торгівлею".